Teknik Dokumentasi Sistem

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan:

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Ada banyak teknik dokumentasi sistem. Yang jelas, teknik dokumentasi sistem dapat dibedakan menjadi teknik untuk mendokumentasikan input Sistem, proses sistem, database sistem dan output sistem.

Input dan output sistem biasanya didokumentasikan dalam bentuk rancangan input (rancangan dokumen) dan rancangan output. Rancangan dokumen tidak hanya berupa gambar dokumen, tetapi juga dilengkapi dengan penjelasan bagaimana mengisikan data ke dalam dokumen tersebut, siapa yang bertanggung jawab untuk mengarsip dokumen serta mengisi dokumen. Sedangkan rancangan output dapat berupa contoh-contoh laporan (output sistem.)

Yang paling banyak ragamnya adalah teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.

1. Flowcahart.program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.
2. Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan
3. Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer.  
4. Use Case. 

Sedangkan teknik untuk mendokumentasikan database adalah Diagram Entity Relationship (ERD) dan Class Diagram.

Pengenalan Flowchart

Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.

Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan poses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahsa pemrograman.

Simbol-simbol flowchart

Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program.

Kaidah-kaidah pembuatan Flowchart

Dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau patokan yang bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam menganalisa suatu masalah dengan komputer. Sehingga flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi antara satu pemrogram dengan pemrogram lainnya.

Namun secara garis besar, setiap pengolahan selalu terdiri dari tiga bagian utama, yaitu;

• Input berupa bahan mentah

• Proses pengolahan

• Output berupa bahan jadi.

Untuk pengolahan data dengan komputer, dapat dirangkum urutan dasar untuk pemecahan suatu masalah, yaitu;

* START: berisi instruksi untuk persiapan perlatan yang diperlukan sebelum menangani pemecahan masalah.

*READ: berisi instruksi untuk membaca data dari suatu peralatan input.

* PROCESS: berisi kegiatan yang berkaitan dengan pemecahan persoalan sesuai dengan data yang dibaca.

*WRITE: berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan ke perlatan output.

* END: mengakhiri kegiatan pengolahan

Tujuan Penggunaan Flowchart

Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standart.

Pedoman yang perlu diperhatikan dalam membuat flowchart :

a) Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.

b) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

c) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhir.

d) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.

e) Masing-masing kegiatan di dalam bagan lair harus didalam urutan yang semstinya.

f) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ke tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

g) Gunakan simbol-simbol alir yang standart.

Terdapat 2 jenis flowchart yaitu sistem flowchart dan program flowchart.

Sistem Flowchart

Sistem flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu sistem peralatan komputer yang digunakan dalam proses pengolahan data serta hubungan antar peralatan tersebut. Sistem flow chart tidak digunakan untuk menggambarkan urutan langkah untuk memecahkan masalah , tetapi hanya untuk menggambarkan prosedur dalam sistem yang dibentuk.

Flowchart Program

Merupakan bagan alir yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan masalah. Untuk menggambarakan flowchart program telah tersedia simbol-simbol standart. Berikut ini adalah gambar dari simbol-simbol standart yang digunakan pada flowchart program.

Data Flow Diagram

Menggambarkan arus data di dalam  organisasi

Element DFD :

• Data sources and destination : menunjukan sumber dan tujuan data
• Data flows .
• Process : menunjukan aktivitas update, edit, prepare, reconcile, dan record
• Data store : menunjukan tempat penyimpanan data

Gambar Flowchart

Sistem pelayanan kesehatan

Pasien datang. Apabila belum terdaftar maka dia harus mendaftar terlebih dahulu. Jika sudah, perawat akan melayani dengan memeriksa tekanan darah, denyut jantung, berat badan dll. Pasien mengantri di ruang tunggu. Selanjutnya pasien bertemu dokter. Nantinya akan diketahui perlukah pemeriksaan selanjutnya atau tidak, jika iya maka buat janji lebih dulu. Jika tidak, akan ditawarkan resep pengobatan lalu pasien menuju apotek. Selesai, pasien dapat meninggalkan klinik. Semoga lekas sembuh.