Dokumentasi dapat dianggap sebagai
materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu
subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi,
penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh
obyek dari sistem informasi. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan:
- Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
- Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
- Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
Ada banyak teknik dokumentasi sistem. Yang jelas, teknik dokumentasi sistem
dapat dibedakan menjadi teknik untuk mendokumentasikan input Sistem, proses
sistem, database sistem dan output sistem.
Input dan output sistem biasanya didokumentasikan dalam bentuk rancangan
input (rancangan dokumen) dan rancangan output. Rancangan dokumen tidak hanya
berupa gambar dokumen, tetapi juga dilengkapi dengan penjelasan bagaimana
mengisikan data ke dalam dokumen tersebut, siapa yang bertanggung jawab untuk
mengarsip dokumen serta mengisi dokumen. Sedangkan rancangan output dapat
berupa contoh-contoh laporan (output sistem.)
Yang paling banyak ragamnya adalah teknik untuk mendokumentasikan proses.
Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.
- Flowcahart.program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.
- Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan
- Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer.
- Use Case.
Sedangkan teknik untuk mendokumentasikan database adalah Diagram Entity
Relationship (ERD) dan Class Diagram.
Pengenalan Flowchart
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang
memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran
ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan
proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis
penghubung.
Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan
program. Dengan adanya flowchart urutan poses kegiatan menjadi lebih jelas.
Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart
selesai disusun, selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkannya ke bentuk
program dengan bahsa pemrograman.
Simbol-simbol flowchart
Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini
dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program.![](file:///C:\Users\SYIFA\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image002.jpg)
![](file:///C:\Users\SYIFA\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image002.jpg)
Kaidah-kaidah pembuatan Flowchart
Dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau patokan
yang bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam
menganalisa suatu masalah dengan komputer. Sehingga flowchart yang dihasilkan
dapat bervariasi antara satu pemrogram dengan pemrogram lainnya.
Namun secara garis besar, setiap pengolahan selalu
terdiri dari tiga bagian utama, yaitu;
• Input berupa bahan mentah
• Proses pengolahan
• Output berupa bahan jadi.
Untuk pengolahan data dengan komputer, dapat dirangkum
urutan dasar untuk pemecahan suatu masalah, yaitu;
* START: berisi instruksi untuk persiapan perlatan
yang diperlukan sebelum menangani pemecahan masalah.
*READ: berisi instruksi untuk membaca data dari suatu
peralatan input.
* PROCESS: berisi kegiatan yang berkaitan dengan
pemecahan persoalan sesuai dengan data yang dibaca.
*WRITE: berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan
ke perlatan output.
* END: mengakhiri kegiatan pengolahan
Tujuan Penggunaan Flowchart
Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah untuk
menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai,
rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standart.
Pedoman yang perlu diperhatikan dalam
membuat flowchart
:
a) Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah
dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.
b) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan
dengan jelas.
c) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai
dan dimana akan berakhir.
d) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir
sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.
e) Masing-masing kegiatan di dalam bagan lair harus
didalam urutan yang semstinya.
f) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ke
tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
g) Gunakan simbol-simbol alir yang standart.
Terdapat 2 jenis flowchart yaitu sistem flowchart dan
program flowchart.
Sistem Flowchart
Sistem flowchart merupakan diagram alir yang
menggambarkan suatu sistem peralatan komputer yang digunakan dalam proses pengolahan
data serta hubungan antar peralatan tersebut. Sistem flow chart tidak digunakan
untuk menggambarkan urutan langkah untuk memecahkan masalah , tetapi hanya
untuk menggambarkan prosedur dalam sistem yang dibentuk.
Flowchart Program
Merupakan bagan alir yang menggambarkan urutan logika
dari suatu prosedur pemecahan masalah. Untuk menggambarakan flowchart program
telah tersedia simbol-simbol standart. Berikut ini adalah gambar dari
simbol-simbol standart yang digunakan pada flowchart program.
Data Flow Diagram
Menggambarkan arus data di dalam organisasi
Element DFD :
- Data sources and destination : menunjukan sumber dan tujuan data
- Data flows .
- Process : menunjukan aktivitas update, edit, prepare, reconcile, dan record
- Data store : menunjukan tempat penyimpanan data
Gambar Flowchart
Sistem pelayanan kesehatan
Pasien datang. Apabila belum
terdaftar maka dia harus mendaftar terlebih dahulu. Jika sudah, perawat akan
melayani dengan memeriksa tekanan darah, denyut jantung, berat badan dll.
Pasien mengantri di ruang tunggu. Selanjutnya pasien bertemu dokter. Nantinya
akan diketahui perlukah pemeriksaan selanjutnya atau tidak, jika iya maka buat
janji lebih dulu. Jika tidak, akan ditawarkan resep pengobatan lalu pasien
menuju apotek. Selesai, pasien dapat meninggalkan klinik. Semoga lekas sembuh.
Comments
Post a Comment